Як ми переходили на електронний документообіг

Платники податків зобов'язані вести облік на підставі первинних документів та забезпечувати їх збереження. Ця вимога закріплена у ст. 44 Податкового кодексу України та поширюється як на підприємствах всіх форм власності, так і на фізичних осіб-підприємців.

Первинні документи: видаткові накладні, акти виконаних робіт, товарно-транспортні накладні та інші, на папері або в електронному вигляді мають однакову юридичну силу.
Тому керівники підприємств, приватні підприємці, самостійно обирають вид організації документообігу: паперовий чи електронний.

У нашій компанії було ухвалено рішення про перехід на електронний документообіг із двох причин.

Перша: результати аналізу витрат на організацію паперового документообігу:

Ми надаємо нашим клієнтам від 1500 до 2000 послуг щомісяця, причому 99% – віддалено.
Для оформлення акту виконаних робіт на папері можливі два варіанти: відправитися до клієнта за підписом або обмінятись листами. Аналіз витрат на закупівлю паперу, друк документів, поштових витрат, і, головне, робочого часу співробітників, змусив нас серйозно замислитись.

Друга: проблеми з організацією архіву документів на папері.
ГК «Інтелектуальний сервіс» на ринку IT-продуктів та послуг працює вже 26 років. За ці роки в архіві знаходилася величезна кількість бухгалтерських документів. Рішення орендувати підвальне приміщення у будівлі офісу та перенести архів туди здавалося вдалим.
Але одного разу підвал був повністю залитий водою. Прорвало водопровідну трубу. Ситуація була досить складна. Документи сушили на столах та підвіконнях. Саме цей випадок і став відправною точкою для старту електронного документообігу у модулі «M.E.Doc.Бізнес».

З чого ми починали.
По-перше:
- внесли до облікової політики підприємства правила переходу на електронний документообіг;
- внесли зміни до всіх регламентів роботи;
- провели навчання для співробітників.
По-друге:
- придбали ліцензію на "M.E.Doc.Бізнес".
По-третє:
- повідомили контрагентів про перехід на ЕДО.

Як ми обмінюємось документами з контрагентами.

"M.E.Doc.Бізнес" налічує понад 1500 шаблонів документів. При необхідності - можна налаштувати шаблони для себе індивідуально.
Ми вибрали готовий стандартний шаблон акта виконаних робіт.
У модуль імпортуємо підготовлені документи з бухгалтерської системи ISPRO. "M.E.Doc.Бізнес" інтегрується з багатьма обліковими системами, які використовують бухгалтери в Україні.
Акт виконаних робіт підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП) в один клік відправляємо контрагенту.
Якщо контрагент - користувач програм: М.Е.Doc, СОТА, Flydoc, FREDO або має облікову систему с доступом до серверу ПТАХ через API - підписує документ у цих програмах та повертає.
Клієнтам, які не мають цих програм - надсилаємо посилання на документ електронною поштою.

Як ми організували архів електронних документів.
Первинні документи зручно зберігати у програмі M.E.Doc за періодами: місяць, квартал, рік. Коли кількість документів зростає, робота програми може сповільнюватися
У цьому випадку ми збираємо документи в окремі архіви та зберігаємо у хмарі.
Копію архіву робимо ще й на зовнішніх носіях.
За необхідністю можна відновити всі документи у програмі.
За допомогою автообробника в модулі «M.E.Doc.Бізнес» можливо автоматично зберігати документи в форматі PDF з електронними підписами. На порталі czo.gov.ua такі документи можна перевірити на справжність підпису.

Організація електронного документообігу на підприємстві зацікавила вас?
Відповідаємо на питання у чат-боті: intelserv_bot, телеграм каналі або за телефонами: +380950364004, +380980364004, +380730364004.

Придбати «M.E.Doc.Бізнес»
Приєднатися до групи в телеграмі присвяченій ЕДО

Автор: Кириченко Назар, комерційний директор по програмному продукту M.E.Doc ГК "Інтелектуальний сервіс".

#intelserv #M.E.Doc #Медок #ЕДО #ЭДО #Електронний_документообіг #Електронний_документооборот  #Зберігання_документів #Хранение_документов #MEDocБізнес #МедокБізнес