Перспективы внедрения электронного документообмена

550 | 2017-06-27
Перспективы внедрения электронного документообмена
Немало внимания необходимо посвятить теме электронного документообмена между предприятиями и гос. органами, так это уже не вопрос будущего, а эффективное решение настоящего времени.

Мы уже с Вами рассматривали электронный документообмен как эффективное управление бизнесом в предыдущих публикациях Блога

Выяснили что на данный момент это удобно, оперативно и современно. Сегодня поговорим о перспективах внедрения электронного документообмена. Рассмотрим, как же осуществляется процесс перехода на электронный документообмен и на примерах обсудим, какие выгоды получают предприятия разных сфер деятельности при использовании в своей работе системы электронного документообмена.

Ключевые принципы перехода на электронный документообмен:

 

  • Принятие решения об автоматизации основных процессов на предприятии

Рынок нам предлагает много готовых IT-решений на сегодняшний день и, когда организация принимает промышленное решение в пользу внедрения электронного документообмена на своем предприятии, она не только значительно экономит в процессе дальнейшей деятельности на бумаге, чернильной краске в инструментах для печати, но и налаживает автоматический прием, регистрацию, обработку  всех входящих обращений, документов.

  • Организация процесса внедрения и формирование правил поведения сотрудников

Переходной период, который включает разработку основных принципов работы с электронными документами в Вашей организации - обучение персонала, что поможет им быстрее перестроится на работу в новых условиях.

  • Использование электронно-цифровой подписи

Электронно-цифровая подпись (далее - ЭЦП) должна соответствовать стандартам и иметь аккредитацию Центра сертификации ключей для того, чтобы такую подпись принимали также и другие государственные органы.

Купить ЭЦП

О взаимоотношениях между субъектами хозяйственной деятельности и их работе без печатей читайте в публикации нашего Блога и в  Законе Украины № 1982 от 23.03.2017 г. «О внесении изменений к некоторым законодательным актам Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами — предпринимателями».

Предлагаем Вам реализовать законный и юридически значимый документообмен на Вашем предприятии с помощью системы «M.E.DOC» и комплекта электронных цифровых подписей от АЦСК «Украина».


Это первые шаги, за которыми обычно следует стратегический переход с бумажного документообмена на удобный электронный.

Рассмотрим процесс электронного документообмена на примерах предприятий торговой сети:

 

  • Предприятия, занимающиеся розничной торговлей, в первую очередь в электронный формат переводят документ, связанный с заказом на поставку товара, после него - ответный документ от поставщика (подтверждение заказа). Запуск только этих двух документов уже на 95% гарантирует выполнение заказа. Если планируется сократить время на поступлении товара и исключить ошибки ручного заполнения, следует перевести в электронный формат такие документы как «Уведомление об отгрузке товаров» и «Уведомление о приемке товаров». Предположительно, благодаря их запуску время на приемку товара сокращается на 60%.

 

  • Допустим, на Ваш склад везут товар со склада поставщика, оформляется товарно-транспортная накладная (далее — ТТН). Такой документ может быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Если, после проверки поступившего товара, Вы обнаружили что с товаром все хорошо и на него есть накладная, нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверить количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации (юридически значимо до 19 июля) и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если Вы — плательщик НДС, то Вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика Вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате Вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная Вам часть товара. Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, это является основанием для оплаты Вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Чтобы весь этот процесс был прозрачным и законным, тут таки приходит на помощь автоматизация — внедренный электронный обмен документами.

  • Внедрение системы электронного документообмена в финансовом секторе можно рассмотреть на примере банков. Мировой опыт показывает что, функции целой системы электронного документообмена давно вышли за рамки обычного документооборота и расширились до системы управления корпоративной информацией. Это интеграции с системами CRM, доступны через веб-браузер, системы интернет-банкинга и т. д.

Чтобы оценить перспективы дальнейшего развития электронного документообмена не только в розничной торговле, но и других бизнес-направлениях в нашей стране, достаточно взять международный опыт, о котором поговорим в следующих наших публикациях.

Следите за Новостями и публикациями нашего Блога. Мы же следим за проектами и утвержденными изменениями в ЗУ, за самыми популярными новостными порталами и деловыми изданиями, чтобы Вы всегда были в курсе самых важных событий.


Следить за новостями блога


Задать вопрос или предложить тему Вы можете в комментариях к статье.

Комментарии:

Написать Директору